Bedrijfsverhuizing

Het is niet niks; de verhuizing van een bedrijf. Het is iets waar veel voorbereiding aan vooraf gaat. Alles moet zeer nauwkeurig worden gepland en gecommuniceerd! Elk jaar zijn er tienduizenden bedrijven die verhuizen naar een nieuw/ander pand, en dit gebeurd niet altijd even succesvol. Hoe het wel op een succesvolle manier kan?

Transport en opslag

Indien je de verhuis niet zelf doet maar een verhuisbedrijf inschakelt, zullen zij tot in de puntjes nauwkeurig moeten worden ingelicht over wat er precies zal moeten verhuizen en wanneer. In zulke gevallen wordt er vaak een draaiboek gemaakt. Dit doet men samen met de verhuisfirma. Hierin wordt helder genoteerd wie welke verantwoordelijkheden draagt bij de bedrijfsverhuizing. Een aantal voorbeelden van dingen die in het draaiboek genoteerd worden zijn:

– Wie het in- en uitpakken verzorgd
– Het aantal verhuisdozen
– Wie er verantwoordelijk is voor het af- en opbouwen van de inrichting
– Een tijd/datumplanning
– Tussentijdse vergaderingen over de status/voortgang
– Hoe en wat er gecommuniceerd moet worden

Reistijd

Uiteraard afhankelijk van waar de nieuwe locatie gevestigd is, kan een bedrijfsverhuizing een flinke invloed hebben op de reistijd. Dat zou weleens voor wat weerstand kunnen zorgen omdat niet iedereen hierop zit te wachten. Het is daarom verstandig om gesprekken aan te gaan om helder te krijgen hoeveel bezwaar er is, en of er zelfs mensen zijn die hierdoor ontslag nemen omdat ze niet mee willen. Het is ook belangrijk dat het personeel voldoende updates ontvangt over alles wat met de verhuizing te maken heeft door bijvoorbeeld een nieuwsbrief te verspreiden. Hierin zou je ook een contactpersoon kunnen noteren met wie het personeel contact op kan nemen als ze vragen en/of ideeen hebben met betrekking tot de bedrijfsverhuizing.

Communicatie interne en externe bedrijfsrelaties

Uiteraard is dit ook van zeer groot belang! Indien dit niet goed gebeurd kunnen er een hoop onnodige kosten ontstaan. Er moet aan een hoop dingen worden gedacht, zoals bijvoorbeeld:

– Het nieuwe adres + datum bedrijfsverhuizing
– Locatie op Google Maps
– Nieuw briefpapier
– Eventuele lopende advertenties/marketingcampagnes aanpassen
– Handtekening van de email
– De bank en de Belastingdienst moeten geïnformeerd worden
– Al je klanten/leveranciers
– Verzekeringen
– Het adres op de website moet worden aangepast

Het nieuwe pand

De ideale situatie is dat het nieuwe pand volledig gereed is voor gebruik voordat de verhuizing begint. Als je nog dingen moet laten verbouwen, kun je dit al op tijd regelen zodat het tijdig afgerond kan worden. Elektra, telefoonlijnen, internet en dergelijke moeten ook allemaal getest worden en klaar zijn voor gebruik. Het kan erg veel frustratie met zich meebrengen als alle ICT voorzieningen niet goed werken. Je hebt al genoeg aan je hooft bij/na zo’n verhuizing, dus een soepele overgang is wel zo fijn!

Klaar met verhuizen?

Als het eindelijk allemaal achter de rug is, controleer dan samen met het verhuisbedrijf of alles goed uitgevoerd is. Plan de hele week vrij voor je technische dienst om alle dingen aan te kunnen pakken die nog onverwachts kunnen opduiken. Op die manier kun je eventuele issues goed ondervangen zodat alles weer snel kan worden hervat!

Bron: www.woonenleven.nl